Mieux s’organiser : quelques principes

Alors que nous commençons tout juste notre voyage, passons en revue quelques principes qui nous serviront régulièrement dans des billets ultérieurs.

Commencer par la fin

Le premier et le plus important est de découvrir ou nous rappeler le pourquoi de notre vie. C’est le phare qui nous guidera dans notre grandes décisions, le principe directeur de notre organisation.

Profitons-en pour présenter Stephen R. Covey, l’auteur des 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent. Nous aurons d’ailleurs l’occasion de présenter cet ouvrage dans un billet dédié.

Stephen a condensé le fruit de ses recherches en sept grands principes qu’il nomme habitudes. La question du but se rattache à sa deuxième habitude : « Sachez dès le départ où vous voulez aller ».

En effet, si l’on commence par se focaliser sur l’exécution, on risque d’avancer très efficacement mais dans la mauvaise direction.

Simon Sinek, dans « Commencer par Pourquoi », insiste aussi sur l’importance d’identifier notre but. Il y démontre que l’identification et la formalisation de ce pourquoi sont à la racine du succès, ce qu’il illustre par des exemples comme celui d’Apple.

Faire les bons choix

La fin étant connue, il faut prendre les moyens d’y aller sous peine de rester au bord de la route.

Stephen R. Covey l’a formulé ainsi dans sa première habitude : « Soyez proactifs ».

Notre vie dépend de nous, des choix que nous faisons, de la manière dont nous décidons de réagir aux événements

Pour atteindre notre fin, il nous faut être des proactifs et non des réactifs, il ne nous faut pas subir notre vie.

Sur ce sujet du bon état d’esprit dans le choix des moyens, on peut aussi citer David Schwartz dans La magie de voir grand. Dans cet ouvrage, il nous prouve, en nous livrant le fruit de ses recherches à travers de nombreux exemples, que pour réussir il faut le vouloir et que pour réussir grand, il faut vouloir grand.

Fixer des objectifs

Cela nous conduit naturellement à définir des objectifs qui seront des jalons pour atteindre notre fin.

Ces objectifs se distinguent par leur horizon temporel (à 10 ans, à 5 ans, annuel, trimestriel, mensuel, hebdomadaire, quotidien, horaire) comme par leur domaine d’application (personnel, professionnel, associatif).

Fixer des objectifs est clé pour avancer, les revoir régulièrement est essentiel pour mesurer et maintenir notre avancement.

Prioriser

Nous connaissons notre fin, voulons prendre les moyens pour l’atteindre et avons fixé des objectifs mais la vie nous apporte son lot d’événements, de contraintes, d’opportunités, de sollicitations.

C’est ici qu’intervient la notion clé de la priorisation.

Stephen R. Covey formule ainsi sa troisième habitude : « Donnez la priorité aux priorités ».

C’est ici que se distinguent les meilleurs, dans la mise en application concrète de la poursuite des objectifs qu’ils ont définis.

Il est facile de fixer des objectifs sur le papier, la différence se joue au moment de renoncer à des opportunités pour se concentrer sur ce qui nous conduit plus sûrement à nos objectifs.

Sur le même sujet, on peut lire avec profit Greg McKeown dans L’essentialisme où il met en lumière l’importance cruciale de se concentrer sur l’essentiel pour réussir.

Planifier et gérer son temps

Nous arrivons alors à un niveau plus concret : la planification et la réalisation de nos tâches.

Nous voici dans le domaine de la gestion du temps, ressource limitée et allouée à tous dans la même quantité chaque jour mais pour une durée différente pour chacun selon la durée de sa vie.

Gérer son énergie

La gestion de l’énergie est encore plus importante que la gestion du temps. Il s’agit de l’intensité que nous mettons dans nos actions et qui rend notre temps utile.

Greg McKeown est ici encore de bon conseil dans Sans effort où il développe l’idée directrice que les grandes choses ne sont pas nécessairement les plus difficiles.

Cal Newport, quant à lui, dans Deep Work et Slow Productivity, décrit les conditions d’un travail de valeur, en particulier la concentration ininterrompue et le temps accordé aux grandes choses.

S’organiser matériellement

Vient enfin l’organisation matérielle.

Pour mener à bien nos tâches, une organisation matérielle et des outils – informatiques ou physiques – adaptés favorisent une exécution fluide qui préserve notre énergie et nous gagne un temps précieux.

Traiter de l’organisation, c’est parcourir ces différents thèmes, nous voici donc avec une feuille de route bien remplie pour de prochains billets de blog !